Op zoek naar tussenheid
De gemeente Binnenmaas bestaat uit de dorpen 's Gravendeel, Heinenoord, Maasland, Mijnsheerenland, Puttershoek en Westmaas. De gemeente vorm het hart van Nationaal Landschap Hoeksche Waard en telt zo'n 30.000 inwoners. Binnenmaas groeit en wil dat op een goede manier doen. De gemeente ging, samen met Stipo, op zoek om sturing aan het ontwikkelingsproces te geven.
Achter je bureau vandaan
Trainer en projectleider Jan Ilsink kwam een jaar lang over de vloer bij de gemeente Binnenmaas. Doel van de in-company training: projectleiders te trainen ingewikkelde projecten beter te kunnen managen. Ingewikkelde projecten kun je namelijk niet vanachter je bureau managen, vinden we bij Stipo. Je zult op zoek moeten. Op zoek naar belanghebbenden en belangen, op zoek naar verbindingen, op zoek naar je eigen maatschappelijke passie en die van anderen.
| Reacties op de training - Ir. Paul Rijken: "De training projectmatig werken bij Stipo is méér dan een set gereedschappen om projecten tot een goed einde te brengen. De Stipo-training is gericht op bewustwording van en inzicht in de wereld die schuilgaat achter het project en achter de personen waar je mee samenwerkt. Stipo daagt je daarbij uit kritisch naar jezelf te kijken, met als resultaat zelfbewustwording over wie je bent en wat je uitstraalt, persoonlijk en professioneel." |
Niet gezellig
"Plannen maken kan iedereen," vindt projectleider Jan Ilsink. "Maar een plan maken dat wérkt, da's andere koek. Daar is een attitudeverandering voor nodig van de ambtenaren. Formeel ben je als gemeente monopolist in het vaststellen van plannen voor je grondgebied. Natuurlijk zijn er bestemmingsplannen en inspraakprocedures maar in feite is de gemeente de baas. Als je op die manier je rol invult, wordt het er niet gezelliger op. Een plan gaat pas echt werken als je alle belanghebbenden daadwerkelijk betrekt. En dat is de kern van de Stipo aanpak: We gaan op zoek naar iedereen die door een plan geraakt wordt en maken die deelgenoot van het plan."
Learning by doing
Mensen deelgenoot maken is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Er moet onderzocht worden hoe een gebied in elkaar zit, waar de informele leiders zitten, daarna mensen triggeren en betrekken. Jan: "Dat doet Stipo niet zelf, wij trainen de projectleiders het op die manier aan te pakken: learning by doing. Inzichten kun je niet klassikaal aanleren. We beogen een attitudeverandering waardoor de ambtenaar op onderzoek uit durft te gaan. Daarom is het zo belangrijk het werk in de training in te brengen en andersom. Dan is de kans dat die andere manier van werken en kijken ook veel beter beklijft. De overheid moet zichzelf als tussenheid leren zien: een partij die niet boven, maar tussen de partijen staat. Vaak als enige die de rol van regisseur op zich kan nemen."
Knabbelen aan vaste procedures
Het gaat dus over de rol van de overheid en daarbinnen de individuele attitudeverandering bij medewerkers van die overheid. Een ding is zeker: attitudeverandering veroorzaakt deining die knabbelt aan de vaste procedures van gevestigde instellingen. Projectleiders hebben bevoegdheden en vertrouwen van het management nodig om een plan werkend te maken. Jan: "Als je mondige projectleiders krijgt, gaan er dingen veranderen. Het is daarom belangrijk dat ook het management getraind wordt, dat ze voorbereid zijn. Je vraagt om een andere attitude van projectleiders, daar moet het management in meegaan."
Ook op organisatieniveau
Stipo wil niet alleen op individueel niveau een attitudeverandering bewerkstelligen maar als het even kan ook op organisatieniveau. De organisatie heeft ambities voor de samenleving waar ze voor werkt, de training staat niet los van die ambities. Bovendien is het frustrerend voor een groep om na een training weer tegen de oude managementstijl aan te lopen. Binnenmaas heeft er daarom voor gekozen te starten met een management deel.
Definieer projecten
Jan: "Voorafgaand aan de training hebben we daarom twee dagen met het management rond de tafel gezeten en ze daar op voorbereid. Wat we tijdens die dagen ook doen is vragen om een lijst projecten. Dan kom je erachter dat veel projecten gewoon klussen zijn, dagelijks werk. Een project is iets dat per definitie complex is, waar meerdere belangen mee gemoeid zijn en dat politiek gevoelig is. Een gemeente moet ervoor waken niet teveel echte projecten uit te willen voeren. De bestuurders zijn ook gedurende het project regelmatig betrokken, net als de rest van de organisatie."
Timmerkist
.jpg)
Vroeger kreeg iedere beginnende timmerman een timmerkist. Een kist met onmisbaar, voor de hand liggend gereedschap. Keek je dan tien jaar later weer in zo'n kist, dan kwam je behalve de onmisbare hamer en spijkers veel zelf gefabriekte gereedschappen en hulpmiddelen tegen. Typisch Stipo. "Ook wij hebben een gereedschapskist met tools die voortdurend bijgevijld worden," zegt Jan. "Tools waarmee sociale vaardigheden getraind worden die leiden tot attitudeverandering. Modules als maatschappelijke passie, creativiteit, innovatiekracht. De gereedschapskist is voor iedereen te gebruiken en wordt voortdurend aangevuld en verbeterd. Zo'n tool als maatschappelijke passie, daar staan ambtenaren in het begin van te kijken, weten niet goed wat ze daarmee aan moeten. Pas later zien ze waarom dat van belang is. Komt het besef dat je dit soort werk niet tussen 9 en 5 kunt doen maar altijd je antennes uit moet hebben staan, alert moet zijn op het feit of iets van belang is voor je werk."
Schouwen
"Een van de eerste tools die we uit de kist halen is het schouwen. Oftewel: goed om je heen kijken. Letterlijk en figuurlijk. Waar heeft het probleem waar je mee geconfronteerd wordt, zich eerder voorgedaan? En dan het gesprek aangaan met degene die er mee bezig is geweest met de vraag ‘als je het nu zou moeten doen, wat zou je dan anders doen?' Schouwen vatten we breed op: sleutelfiguren opzoeken, interviews doen, googlen, gemeentegidsen en lokale kranten lezen, maar ook naar lunchbijeenkomsten van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel gaan. Dan kom je vrij snel bij de goede personen en komt erachter waar de gevoeligheden liggen."
|
Reacties op de training - Jeanet van Vliet: "Ik vond het onderdeel 'trends' erg interessant en ook relevant. Dat heeft me er definitief van doordrongen dat projectleiderschap en beleidsontwikkeling altijd in omringende dynamiek geplaatst moet worden. Er zat geen enkele onderwerp bij dat mij niet kon boeien. Bij sommige onderwerpen was het echter nodig om te oefenen om de essentie te doorgronden. Leiderschap vanuit chaos en orde is me dan ook niet helemaal duidelijk geworden. Ook omdat de oefening er niet echt op inhaakte. Heel concreet was schouwen, de uitleg en onmiddellijk de praktijk met mobieltjes er achteraan." |
Ontmoet je potentiële tegenstander
Jan Ilsink: "Op locatie trainen, dat werkte goed. Projectleiders werden uitgedaagd aan een andere belanghebbende te vragen of de training daar in huis mocht plaatsvinden. Daar is lef voor nodig, om achter je bureau vandaan te komen met dat verzoek aan een andere belanghebbende of wellicht zelfs tegenstander van je plan! Dat bleek helemaal geen probleem. De bedrijven en instellingen vonden het juist erg leuk dat de gemeente eens naar hén toekwam. In de lunchpauze hield de gastorganisatie dan een verhaal over waar ze mee bezig waren en wat zij van de gemeente verwachtten. Er ontstonden direct lijntjes. Mensen werden als het ware op het spek gebonden."
|
Reacties op de training - Annelies van Dijck: "Ik ben vooral geïnspireerd geraakt door de bevlogen verhalen van de organisaties waar we op een trainingsdagen op bezoek waren: zoals een architectenbureau, Hoeksche Waards Landschap, de Rabobank, het Waterschap, de bibliotheek Hoeksche Waard, Ikea. Wat willen mensen graag mee ontwikkelen! Wanneer we deze ideeën bij elkaar weten te brengen en open staan voor andere -dan door onszelf bedachte - mogelijkheden en zienswijzen, dan krijgen wij een prachtig Binnenmaas!" |
Geen business as usual
Een van de problemen waar gemeentelijke organisaties mee worstelen is personeelsverloop. Talentvolle ambtenaren vertrekken vaak naar andere plekken binnen of buiten de organisatie. En daarmee verdwijnt ook de aanpak. "We willen dat het beklijft," zegt Jan. "De gemeente Binnenmaas heeft de methode vastgelegd in procedures zodat ook bij personeelsverloop de aanpak gewaarborgd blijft. Het kan niet zo zijn dat na een training het weer business as usual is."
Coaching
"Aanvankelijk werd Stipo gevraagd een nota ‘projectmatig werken' op te stellen, maar wij vonden het beter dat de deelnemers aan de training dat zelf zouden doen. Er is gewoon geen betere leerschool dan iets zelf te doen. Dat geldt ook voor ons. Het MT vroeg ons in de laatste fase een en ander terug te melden over de voortgang en dan bij voorkeur door middel van een verslagje per persoon. We hebben dat wel gedaan, maar hebben ons oordeel met iedereen persoonlijk besproken. Dat was tegelijkertijd een soort coaching. Het onderstreepte dat wij de training niet als vrijblijvend zien. Daar werd erg positief op gereageerd."
Lessen
Zelf leren. Blijven vernieuwen, blijven aanscherpen. Iedere opdracht is ook weer een les voor Stipo. Als je wars van routine bent, stel je je lerend op. Jan Ilsink: "Ik heb zelf ook weer wat geleerd. De persoonlijke gesprekken aan het eind van het traject bijvoorbeeld, veel mensen zeiden dat het goed zou zijn dat halverwege te doen. Deelnemers kregen ook de opdracht om hun eigen projecten in te brengen. Daar hebben we niet goed aan vastgehouden, er was te weinig tijd voor in het programma. Ook het individueel coachen zou ik een volgende keer een grotere rol willen geven, bijvoorbeeld gekoppeld aan de intake en een persoonlijk gesprek halverwege. Lessen die we een volgende keer weer gebruiken."
Een lastig adviesbureau...
Jan Ilsink is gepokt en gemazeld als het gaat om werken voor en met de overheid. Na een jarenlange loopbaan bij de provinciale overheid, koos hij ervoor zijn eigen pad te banen. Daarmee was de basis voor Stipo gelegd. "Ik verbaas me er wel eens over dat we opdrachten krijgen," zegt hij. "We zijn best een lastig adviesbureau, willen alles toegankelijk maken voor anderen. Veel grote projecten zijn vaak speelbal van politieke machinaties. Dat is lastig, bestuurders zijn dan beducht voor openheid."
Verzin een list
"Als ik er even filosofisch naar mag kijken: de parlementaire democratie zoals wij die kennen, schiet eigenlijk tekort als het gaat om grote projecten waar veel belanghebbenden bij betrokken zijn. Het feit dat de raad controleert bij de uitgang en een project dan alsnog stop kan zetten, dat kan eigenlijk niet. Dan maak je je als overheid ongeloofwaardig. Wat wij doen is oplossingen verzinnen, zoeken naar manieren om ook de raad mee te laten denken. Stipo verzint listen."
|
Reacties op de training - Annelies van Dijck: "Het was hard werken! Je doet het er niet zomaar bij. Dat zette me soms wel voor het blok omdat de dagelijkse praktijk ook veel vraagt. Gelukkig bestond het programma niet alleen uit het aanbieden van theorie, dat haal ik namelijk ook uit een boek. Het was het leren meer kansen te zien, je eigen kwaliteiten en die van anderen beter in te zetten en vooral DOEN!" |
Meer weten?
Coördinatie en coaching van individuele medewerkers: Jan Ilsink
Klik hier om Jan een mail te sturen.
Inhoudelijke trainers: Kees Jansen, Arie van der Ham en Hans Karssenberg.
Klik hier om Kees een mail te sturen
Klik hier om Hans een mail te sturen
Klik hier om Arie een mail te sturen.
Of klik hier voor de contactgegevens van Stipo
Wilt u meer weten over de opzet en inhoud van trainingen klik dan hier.
